Apa Itu Workflow, Langkah-Langkah Pembuatan, dan Manfaat Workflow
Untuk mengetahui lebih rinci apa itu workflow, berikut adalah penjelasan mengenai workflow.
Apa Itu Workflow
Workflow adalah aliran pekerjaan atau tugas dalam suatu proses bisnis. Secara sederhana, workflow atau alur kerja adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, mulai dari awal hingga selesai. Workflow melibatkan serangkaian aktivitas yang dimulai dari penerimaan informasi bisnis hingga diteruskan kepada partisipan atau karyawan lain sesuai prosedur atau ketentuan yang berlaku.
Jenis Jenis Workflow
Berikut ini adalah 3 jenis workflow atau alur kerja yang diterapkan dalam bisnis
- Process Workflow
Alur kerja ini melibatkan serangkaian tugas yang dapat diprediksi dan dilakukan berulang kali untuk mendukung operasional. Sebelum memulai, partisipan sudah mengetahui rangkaian pekerjaan yang harus dilakukan.
- Case Workflow
Alur kerja berdasarkan kasus ini muncul setelah terjadi kondisi tertentu yang membutuhkan penyelesaian. Tidak ada cara spesifik untuk menyelesaikannya karena tergantung pada pemahaman dan solusi yang ditemukan untuk masalah tersebut.
- Project Workflow
Workflow ini didasarkan pada proyek yang akan dilakukan. Biasanya terdapat alur kerja yang harus diikuti, namun lebih fleksibel karena memungkinkan inovasi atau perubahan selama pengerjaan proyek.
Cara Membuat Workflow
Berikut ini adalah cara membuat workflow
- Identifikasi Poin Awal dan Akhir Proses
Tentukan titik awal dan akhir dari proses yang akan diatur dalam alur kerja.
- Buat Daftar atau Pemetaan Setiap Langkah
Rincikan setiap langkah yang diperlukan untuk berpindah dari titik awal ke titik akhir.
- Penilaian Urutan Tugas
Evaluasi apakah tugas-tugas tersebut harus dilakukan dalam urutan tertentu, dan jika demikian, dokumentasikan urutannya.
- Identifikasi Sumber Daya dan Peran
Tentukan dan dokumentasikan sumber daya dan peran yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah, termasuk aturan alur kerja atau deskripsi proses bisnis yang relevan.
- Jalankan Alur Kerja
Terapkan alur kerja sesuai dengan rencana yang telah dibuat, dan amati prosesnya.
Manfaat Penerapan Workflow
Berikut ini adalah manfaat dari penggunaan workflow antara lain :
- Mempermudah Distribusi Pekerjaan
Workflow yang terstruktur membuat pendistribusian pekerjaan lebih baik dan maksimal karena setiap partisipan atau karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
- Penanganan Dokumen Jauh Lebih Mudah
Dengan alur kerja yang terstruktur, setiap dokumen yang dibutuhkan dapat ditangani dengan cepat dan efektif.
- Mudah Mendapatkan Persetujuan
Workflow yang rapi dan terstruktur memudahkan mendapatkan persetujuan karena alur kerja dijalani sesuai ketentuan, membuat administrasi terkait persetujuan lebih mudah.
- Memberikan Transparansi
Workflow memberikan gambaran menyeluruh tentang operasi dan proses krusial dalam bisnis, membantu memahami seluruh konteks operasional dan membuka transparansi.
- Pengurangan Pengawasan Berlebihan
Alur kerja yang jelas memastikan setiap orang tahu tugasnya, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan tugas harus diselesaikan, mengurangi kebutuhan pengawasan berlebihan atau manajemen mikro yang tidak perlu.
- Peluang Otomatisasi
Workflow dapat mengidentifikasi tindakan-tindakan sederhana dan berulang yang dapat diotomatisasi, seperti pengiriman pesan atau peringatan kepada karyawan, menyederhanakan proses dan memungkinkan karyawan fokus pada kegiatan yang lebih produktif.
Jika kalian ingin membuat website, aplikasi mobile atau dekstop, manajemen sosial media, atau desain ui ux silahkan kunjungi website kami di https://www.softindopp.com/.