Apa Itu Workflow, Langkah-Langkah Pembuatan, dan Manfaat Workflow

Untuk mengetahui lebih rinci apa itu workflow, berikut adalah penjelasan mengenai workflow.

Apa Itu Workflow

Workflow adalah aliran pekerjaan atau tugas dalam suatu proses bisnis. Secara sederhana, workflow atau alur kerja adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, mulai dari awal hingga selesai. Workflow melibatkan serangkaian aktivitas yang dimulai dari penerimaan informasi bisnis hingga diteruskan kepada partisipan atau karyawan lain sesuai prosedur atau ketentuan yang berlaku.

Jenis Jenis Workflow

Berikut ini adalah 3 jenis workflow atau alur kerja yang diterapkan dalam bisnis

- Process Workflow

Alur kerja ini melibatkan serangkaian tugas yang dapat diprediksi dan dilakukan berulang kali untuk mendukung operasional. Sebelum memulai, partisipan sudah mengetahui rangkaian pekerjaan yang harus dilakukan.

- Case Workflow

Alur kerja berdasarkan kasus ini muncul setelah terjadi kondisi tertentu yang membutuhkan penyelesaian. Tidak ada cara spesifik untuk menyelesaikannya karena tergantung pada pemahaman dan solusi yang ditemukan untuk masalah tersebut.

- Project Workflow

Workflow ini didasarkan pada proyek yang akan dilakukan. Biasanya terdapat alur kerja yang harus diikuti, namun lebih fleksibel karena memungkinkan inovasi atau perubahan selama pengerjaan proyek.

Cara Membuat Workflow

Berikut ini adalah cara membuat workflow

- Identifikasi Poin Awal dan Akhir Proses

Tentukan titik awal dan akhir dari proses yang akan diatur dalam alur kerja.

- Buat Daftar atau Pemetaan Setiap Langkah

Rincikan setiap langkah yang diperlukan untuk berpindah dari titik awal ke titik akhir.

- Penilaian Urutan Tugas

Evaluasi apakah tugas-tugas tersebut harus dilakukan dalam urutan tertentu, dan jika demikian, dokumentasikan urutannya.

- Identifikasi Sumber Daya dan Peran

Tentukan dan dokumentasikan sumber daya dan peran yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah, termasuk aturan alur kerja atau deskripsi proses bisnis yang relevan.

- Jalankan Alur Kerja

Terapkan alur kerja sesuai dengan rencana yang telah dibuat, dan amati prosesnya.

Manfaat Penerapan Workflow

Berikut ini adalah manfaat dari penggunaan workflow antara lain : 

- Mempermudah Distribusi Pekerjaan

Workflow yang terstruktur membuat pendistribusian pekerjaan lebih baik dan maksimal karena setiap partisipan atau karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.

- Penanganan Dokumen Jauh Lebih Mudah

Dengan alur kerja yang terstruktur, setiap dokumen yang dibutuhkan dapat ditangani dengan cepat dan efektif.

- Mudah Mendapatkan Persetujuan

Workflow yang rapi dan terstruktur memudahkan mendapatkan persetujuan karena alur kerja dijalani sesuai ketentuan, membuat administrasi terkait persetujuan lebih mudah. 

- Memberikan Transparansi

Workflow memberikan gambaran menyeluruh tentang operasi dan proses krusial dalam bisnis, membantu memahami seluruh konteks operasional dan membuka transparansi.

- Pengurangan Pengawasan Berlebihan

Alur kerja yang jelas memastikan setiap orang tahu tugasnya, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan tugas harus diselesaikan, mengurangi kebutuhan pengawasan berlebihan atau manajemen mikro yang tidak perlu.

- Peluang Otomatisasi

Workflow dapat mengidentifikasi tindakan-tindakan sederhana dan berulang yang dapat diotomatisasi, seperti pengiriman pesan atau peringatan kepada karyawan, menyederhanakan proses dan memungkinkan karyawan fokus pada kegiatan yang lebih produktif.

Jika kalian ingin membuat website, aplikasi mobile atau dekstop, manajemen sosial media, atau desain ui ux silahkan kunjungi website kami di https://www.softindopp.com/.